Dienstenpakket

Het dienstenpakket, aangeboden door Hispy bv omvat de volgende onderdelen:

A. Financieel- en administratief beheer.

1.0 het verzorgen van de volledige financiële administratie inclusief het (automatisch) incasseren en administreren van de door de leden verschuldigde voorschot- en extra bijdrage en het doen van betalingen voortvloeiende uit de werkzaamheden voor de Vereniging ten laste van de bankrekening van de VVE en het betalen van alle voor rekening van de VVE komende gemeenschappelijke kosten en lasten.

2.0 het signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in betaling van de bijdrage(n) en het zo nodig (doen) nemen van rechtsmaatregelen. Middels deze overeenkomst wordt Hispy bv expliciet gemachtigd tot het nemen van (buiten-) gerechtelijke maatregelen ingeval van achterstallige betalingen. Alle hieraan verbonden kosten, zowel binnen- als ook buitenrechte worden zoveel (rechtens) mogelijk ten laste gebracht van de betrokken debiteur/eigenaar.

3.0 Het beheren van de bank- en/of spaarrekening(en) ten name van de VVE.

4.0 Het exploitatiesaldo zal jaarlijks met de betreffende eigenaren worden verrekend dan wel – na een daartoe te nemen vergaderbesluit – naar de reserve worden overgeboekt.

5.0 Het opstellen van de jaarrekening van de vereniging over het verstreken boekjaar, inhoudende de exploitatierekening en de balans per ultimo van het betreffende boekjaar. Desgewenst kan een periodieke financiële tussenrapportage (balans & exploitatierekening) worden verstrekt.

6.0 De kascommissie in de gelegenheid stellen de jaarstukken te controleren. De onderhavige stukken worden aan de kascommissieleden ter hand gesteld of voor controle toegezonden.

7.0 Het bijhouden van de mutaties in het ledenbestand. Het informeren van de notaris ter zake de afrekening van appartementen welke in eigendom worden overgedragen. Het schriftelijk informeren van nieuwe leden inzake de voor hen van belang zijnde zaken de VVE betreffende en het toezenden van de relevante gegevens waaronder notulen laatste VVE-vergadering, begroting lopend boekjaar en jaarstukken van het verstreken jaar. De kosten van deze werkzaamheden worden via de notaris in rekening gebracht.

B. Bestuurlijke ondersteuning

1.0 Hispy bv draagt zorg voor het voldoende verzekeren en/of het verzekerd houden van het gebouw tegen schade als gevolg van brand en/of anders gevaren zoals omschreven in het Reglement van Splitsing. Het behandelen van schadeaangelegenheden tot een bedrag van 5.000 euro, welke onder de dekking vallen van de door de vereniging gesloten verzekering (polissen).

2.0 Het in ontvangst nemen en verwerken van reglementaire klachten van leden van de VVE en het nemen van maatregelen, zo nodig in overleg met het bestuur.

3.0 Het in overleg met het bestuur 1 maal per jaar organiseren, convoceren en bijwonen van de jaarlijks te houden algemene ledenvergadering van de vereniging.

4.0 Het notuleren van de vergadering en het verzenden van deze notulen aan de leden van de vve.

5.0 De in de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten initiëren respectievelijk (doen) uitvoeren voor zover de daarmee samenhangende werkzaamheden voortvloeien uit de beheerovereenkomst.

6.0 Het opstellen van de conceptbegroting voor het komende boekjaar met de daaruit voortvloeiende VVE-bijdragen.

7.0 Desgewenst zal Hispy bv aanwezig zijn bij bestuursvergaderingen tot een maximum van 2 per jaar. Hierbij is het bestuur vrij om plaats en tijdstip zelf te bepalen.

C. Technisch beheer

1.0 het administratief afwikkelen van dagelijkse klachten cq onderhoud tot de gemeenschappelijke voorzieningen en installaties. Uitbesteding van de uit te voeren werkzaamheden in overleg met bestuur of technische commissie en verwerking van de facturen. Controle op de uitvoering van de werkzaamheden geschiedt in beginsel door bestuur en/of technische commissie.

2.0 Het namens de VVE afsluiten van onderhoudsovereenkomsten ten behoeve van technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw/gebouwencomplex.

3.0 Het buiten kantoortijden bereikbaar zijn voor dringende storingen en spoedeisende klachtenmeldingen en het behandelen hiervan.

4.0 Het jaarlijks vervaardigen van een onderhoudsrapport waarin, onderscheiden naar verschillende onderhoudsrubrieken een indicatie wordt gegeven van de staat van onderhoud met eventuele aanbevelingen voor de uit te voeren werkzaamheden in het komend onderhoudsjaar.

5.0 Het aanvragen van offertes en het beoordelen hiervan op de hoofdlijnen.

6.0 De behandeling van alle onderhoudszaken vallende onder de van kracht zijnde onderhoudsbepalingen, toezicht op de naleving van garantiebepalingen.

7.0 het agenderen van planmatig onderhoud op basis van een door de vergadering vastgestelde meerjaren onderhoudsbegroting. Het opstellen van een kostenbegroting met betrekking tot de in het komend jaar aan te bevelen respectievelijk uit te voeren groot onderhoud.

D. Additionele werkzaamheden.

Onderstaande werkzaamheden, welke niet zijn opgenomen in ons standaardpakket kunnen wij u eveneens aanbieden. De vergoeding hiervoor bedraagt 50 euro per uur (ex BTW), indien er geen vaste bedragen staan vermeld:

Tarieven

Voor het inrichten van de nieuwe administratie (alle bescheiden, breukdelen, eigenaarsregister, ect) geldt een eenmalige vergoeding van 500 euro ex. BTW.

Voor het beheer ten behoeve van de vereniging op basis van het voorgaande standaardpakket wordt een vast bedrag van 87,50 euro ex BTW, per appartement in vooraf rekening gebracht. Daarnaast worden de additionele werkzaamheden afzonderlijk berekend.

Bovengenoemd tarief is op prijspeil van 2010 en wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van CPI-index ‘alle huishoudens’(2000=100).

Wij hopen dat we u door middel van bovenstaande uw vereniging als nieuwe klant mogen begroeten.

Met vriendelijke groet,

Dirk Vanwijck

Hispy BV